Excel vs. Standardsystem.
Effektivt budget- och prognosarbete: Excel eller standardsystem för budgetlösning?
Många har ett komplicerat förhållande till sina fristående excellösningar. Det som man ofta ser som en fördel är att man kan sitt Excel fullt ut och den lösningen erbjuder en viss frihet och flexibilitet.
Denna flexibilitet har dock många leverantörer av standardsystem annamat i och med att man ofta erbjuder Excel som gränssnitt kopplat till databasen och regelsystemet för budget och analyssystemet.
Vad finns det då för fördelar med att använda en standardlösning, framför en ren Excellösning? Här är några exempel på fördelar:
-
Minskat manuellt arbete med sammanställning och konsolidering.
Enklare att jobba med flera olika prognos-/budgetversioner.
Minskat personberoende i budget- och prognosprocesserna. Rena Excellösningar har ofta en ursprunglig skapare som ofta är den enda/e som fullt ut behärskar den.
Mindre risk för manuella fel, trasiga länkar och felaktiga formler i Excelblad.
Processstöd, arbetsflöden och översikt för administratörer.
Förenklar möjligheten att arbeta med bottom up-perspektiv likväl som top down in och samma modell och vid olika tillfällen där det är lämpligt i budget-/prognosprocessen.
Kan ladda in data från ekonomisystem och andra försystem, vilket minimerar behovet av manuell inmatning av data (exempelvis utfall som användaren ofta vill ha med in i modellen som utgångspunkt och jämförelse).
Kan sättas upp att exportera den färdiga budgeten/prognosen till organisationens andra beslutsstödslösningar. Vissa standardlösningar har dessutom beslutsstödslösningar som är tämligen integrerade med deras planninglösningar.
Som sagt den stora fördelen med en frikopplad Excellösning är frihet och flexibilitet.
Vad skall jag då välja? Standardsystem eller en ren Excellösning? Ja, svaret är att det beror givetvis på. Mindre organisationer eller organisationer med relativt okomplicerade behov klarar sig säkert utmärkt med en frikopplad Excellösning. Medan större organisationer med flera människor involverade, större komplexitet i budget- och prognosbehoven, flera budgetversioner och flera nivåer i organisationen med mera gör rätt i att titta närmare på någon av de dedikerade standardlösningarna som finns för att förenkla budget- och prognosprocesserna.